I orden at afvise aktindsigt i fem års kommunal festivitas

HVIDOVRE: Hvidovre Kommune var i juli i sin gode ret til at afvise en borgers anmodning om aktindsigt i blandt andet kommunens udgifter til receptioner og fødselsdage som alt for omfattende til, at den skulle imødekommes. Det har Statsforvaltningen afgjort ved en udtalelse. 

Borgeren gik til Statsforvaltningen efter et afslag fra kommunen på en anmodning, der gik på udgiftsbilag til 'som De de seneste 5 år har afholdt til receptioner eller lignende former for festligholdelse, når der er sket fratræden eller nyansættelse af medarbejdere på leder-, chef- og direktørniveau. På tilsvarende måde skal der anmodes om fremsendelse af udgiftsbilag, som relaterer sig til markering af fødselsdage.'

Borgeren ville også have aktindsigt i de seneste års konsulentaftaler - i oversigtsform, men kommunen sagde nej med henvisning til, at det ville kræve et 'uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug'. Blandt andet råder kommunen ikke i forvejen over en central registrering af receptioner og den slags - så alene det ville kræve et større arbejde.

Heller ikke en samlet oversigt over aftaler med eksterne konsulenter var inden for rækkevidde.

Tre arbejdsdage er grænsen
Statsforvaltningen giver kommunen ret i den konkrete sag - og tager dermed for gode varer, at det vil kræve et uforholdsmæssigt stort arbejde at finde oplysningerne frem. Dermed markerer Statsforvaltningen, at komunen ikke er forpligtet til fx en manuel gennemgang for at finde oplysningerne frem.

Det fremgår af udtalelsen, at en myndighed godt kan være forpligtet til at foretage og udlevere en sammenstilling af foreliggende oplysninger i sine databaser, hvis denne sammenstilling 'kan ske ved få og enkle kommandoer', men det er altså ikke tilfældet her.

Statsforvaltningen benytter dog også lejligheden til at slå fast, at afslag med henvisning til ressourceforbruget ikke altid bør være den første reaktion på en anmodning om aktindsigt. Derimod bør myndigheden i første række gå i dialog med henblik på at få afgrænset og konkretiseret anmodningen, 'således at et eventuelt ressourceproblem ikke længere foreligger'.

Smertegrænsen for et rimeligt tidsforbrug til at grave et svar på en anmodning om aktindsigt beskriver Statsforvaltningen som ca. 25 timer - svarende til tre fulde arbejdsdage.